Već je poznata činjenica da buka i smetnje na radnom mjestu štete produktivnosti. No što to zapravo znači, osobito u kontekstu troškova?

Otvoreni uredi već su desetljećima najpopularniji način izvedbe uredskog prostora. Mnogo je prednosti - od uštede prostora i novaca do brže i lakše komunikacije među zaposlenicima. No, nepravilno projektiranje i zanemarivanje funkcionalnosti otvorenih ureda često dovodi do velikih problema. Na prvi pogled to se često ne čini kao značajna stavka u usporedbi s troškom koji bi donijela renovacija ili primjena nekih kvalitetnijih rješenja.

Dilbert

Koliko košta radno mjesto

Mnogo je znanstvenih radova posvećeno upravo utjecaju buke na kvalitetu rada i produktivnost. Brojna istraživanja su dokazala da radna okolina ima značajan učinak na radnu učinkovitost i zadovoljstvo radnika, a istraživanje američkog BOSTI-a1 fokusiralo se upravo na ekonomsku stranu priče. Iscrpno istraživanje je trajalo 6 godina, a sudjelovalo je 13,000 uredskih zaposlenika iz 40 različitih poslovnih jedinica.

Rezultati zapravo nisu iznenađujući, iako je svijest o utjecaju radne okoline na radnu učinkovitost još uvijek nedovoljno razvijena. Zapravo je vrlo logično - ako dolazi do pada produktivnosti, dolazi i do pada kvalitete ili smanjenja obujma odrađenog posla, a samim time i do smanjenih prihoda za tvrtku.

Primarna svrha određenog radnog mjesta je ispunjavati zadanu misiju tvrtke, a na tome putu stvaraju se naravno i troškovi. Bitno je obratiti pažnju na operativne troškove poslovanja i troškove plaća zaposlenika. Ako govorimo o uredskim poslovima, to su primarni troškovi.

Uzmimo za primjer period od 10 godina. Zamislite situaciju da gradite potpuno novi ured, uređujete ga novim namještajem i tehničkom opremom. Za 10 godina, kada se sagledaju svi poslovni troškovi, 82% novaca otpada na plaće zaposlenika. 10% na tehnologiju (elektronička oprema, software, infrastruktura), 3% na održavanje prostora i režije. Trošak uređenja ureda iznositi će samo 5% od ukupnih troškova poslovanja u tom periodu.

Naravno, navedene brojke su okvirne, i ovise o samoj vrsti posla i djelatnosti, no za većinu vrijedi isto - najveći dio troškova odnosi se na plaće i ostale tekuće troškove (preko 90%), a trošak uređenja ureda uzima minimalan udio u ukupnoj računici (do 5%). Posljedice zanemarivanja uredskih uvjeta

Posljedice zanemarivanja uredskih uvjeta

Mnogo se priča o velikim troškovima uređenja ili renovacije, no nedovoljno o pozitivnim posljedicama i rezultatima koji slijede. Pogledajmo to iz druge perspektive - ako najviše novaca odlazi na plaće, želimo da su naši zaposlenici zadovoljni, produktivni i da nam privređuju što više novaca. Uredi otvorenog tipa često su izvor brojnih smetnji, a da zaposlenici nisu ni svjesni posljedica. Istraživanja su pokazala da, ako čujemo nečiji govor dok čitamo ili pišemo, produktivnost nam pada na 66%2.

Smetnje

Drugim riječima, rad u prostoru u kojem više zaposlenika istovremeno govori, bilo na telefon ili međusobno, znači smanjenje produktivnosti za čak jednu trećinu. To je isto kao da trećina zaposlenika ne radi ništa, odnosno kao da se trećina plaća isplaćuje bez obavljenog rada. Ako se vratimo na to koliki je trošak stvaranja adekvatnih radnih uvjeta, u usporedbi s troškom trećine plaća, taj se iznos ne čini više kao tako velika investicija.

Značaj radnog prostora za poslovanje

Intervencije u uredskom prostoru mogu rezultirati kao šteta poslovanju, ili kao dobit. Pitanje je smanjuju li ili povećavaju produktivnost. Ponekad je bitno samo da što manje košta, ponekad je estetika imperativ, no funkcionalnost se prečesto zanemaruje. Vrlo je jednostavno - nefunkcionalan prostor imati će negativan učinak na radnu produktivnost. Pravilno uređen prostor koji odgovara potrebama zaposlenika imati će pozitivan učinak na produktivnost, kvalitetu rada i opće zadovoljstvo zaposlenika.

Razlika u investiciji između smisleno uređenog i neadekvatnog prostora ne znači nužno velike iznose. No, ta odluka čini drastičnu razliku u kontekstu učinkovitosti zaposlenika, a oni su najveći faktor u financijama poslovanja, i u smislu troška plaća, i zarađivanja prihoda za tvrtku.

Osim što nas tuđi razgovor ometa u radu, istraživanja su pokazala da buka u uredu ima utjecaj i na povećane razine hormona stresa i da smanjuje želju za suradnjom i interakcijom. Engleska Sound Agency provela je istraživanje koje je pokazalo da je, nakon što su primjenjeni akustički tretmani u uredu, primjećeno poboljšanje od 46% u sposobnosti koncentriranja, i povećanje preciznosti i kapaciteta kratkoročnog pamćenja. Više zanimljivih činjenica o utjecaju buke na naše zdravlje možete pročitati na TED-ovom blogu.

Stvaranje funkcionalnog ureda

BOSTI-jevo dugogodišnje istraživanje pokazalo je i koji čimbenici najviše utječu na individualnu ili grupnu učinkovitost i zadovoljstvo zaposlenika:

  • mogućnost obavljanja individualnog rada bez smetnji
  • mogućnost spontane interakcije sa suradnicima
  • mogućnost održavanja sastanaka i grupnog rada bez smetnji
  • udobnost na radnom mjestu, ergonomika i dovoljno prostora za stvari
  • blizina ostalih suradnika
  • ugodan prostor za pauze
  • kvaliteta rasvjete i dostupnost prirodnog svjetla
  • temperatura i kvaliteta zraka

Kao najvažniji čimbenici navedeni su obavljanje rada bez smetnji, kao i mogućnosti interakcije s kolegama, pogotovo neplanirane. U otvorenim uredima potrebno je zadovoljiti obje stavke, bez da si međusobno štete. To je naravno moguće, no zahtjeva obraćanje pažnje na moguće probleme koji se prečesto zanemaruju, pogotovo u pogledu akustike prostora.

Uzimanjem u obzir svih bitnih parametara, lako se može stvoriti vizualno privlačan, ugodan i vrlo funkcionalan radni prostor.


Komentar autora

O savjetima kako poboljšati akustiku uredskih prostora i smanjiti smetnje već smo pisali u prošlom članku o otvorenim uredima.

Nelogično je gledati na uređenje ureda i poboljšanje radnih uvjeta isključivo kao na trošak. S obzirom na pozitivne posljedice za poslovanje, osiguravanje funkcionalnog radnog prostora je investicija koja je dugoročno i više nego isplativa.


Izvori:

[1] Brill, M & Weidemann, S. & Associates, BOSTI. (2001). Disproving widespread myths about workplace design.

[2] Banbury, S. and Berry, D. C. (1998). Disruption of office-related tasks by speech and office noise. British Journal of Psychology.

Hermina Reicher, mag., upravitelj razvoja