Kategorije
Akustika prostora Otvoreni uredi

Ekonomika otvorenih ureda

Već je poznata činjenica da buka i smetnje na radnom mjestu štete produktivnosti. No što to zapravo znači, osobito u kontekstu troškova?

Otvoreni uredi već su desetljećima najpopularniji način izvedbe uredskog prostora. Mnogo je prednosti – od uštede prostora i novaca do brže i lakše komunikacije među zaposlenicima. No, nepravilno projektiranje i zanemarivanje funkcionalnosti otvorenih ureda često dovodi do velikih problema. Na prvi pogled to se često ne čini kao značajna stavka u usporedbi s troškom koji bi donijela renovacija ili primjena nekih kvalitetnijih rješenja.

Dilbert

Koliko košta radno mjesto

Mnogo je znanstvenih radova posvećeno upravo utjecaju buke na kvalitetu rada i produktivnost. Brojna istraživanja su dokazala da radna okolina ima značajan učinak na radnu učinkovitost i zadovoljstvo radnika, a istraživanje američkog BOSTI-a1 fokusiralo se upravo na ekonomsku stranu priče. Iscrpno istraživanje je trajalo 6 godina, a sudjelovalo je 13,000 uredskih zaposlenika iz 40 različitih poslovnih jedinica.

Rezultati zapravo nisu iznenađujući, iako je svijest o utjecaju radne okoline na radnu učinkovitost još uvijek nedovoljno razvijena. Zapravo je vrlo logično – ako dolazi do pada produktivnosti, dolazi i do pada kvalitete ili smanjenja obujma odrađenog posla, a samim time i do smanjenih prihoda za tvrtku.

Primarna svrha određenog radnog mjesta je ispunjavati zadanu misiju tvrtke, a na tome putu stvaraju se naravno i troškovi. Bitno je obratiti pažnju na operativne troškove poslovanja i troškove plaća zaposlenika. Ako govorimo o uredskim poslovima, to su primarni troškovi.

Uzmimo za primjer period od 10 godina. Zamislite situaciju da gradite potpuno novi ured, uređujete ga novim namještajem i tehničkom opremom. Za 10 godina, kada se sagledaju svi poslovni troškovi, 82% novaca otpada na plaće zaposlenika. 10% na tehnologiju (elektronička oprema, software, infrastruktura), 3% na održavanje prostora i režije. Trošak uređenja ureda iznositi će samo 5% od ukupnih troškova poslovanja u tom periodu.

Naravno, navedene brojke su okvirne, i ovise o samoj vrsti posla i djelatnosti, no za većinu vrijedi isto – najveći dio troškova odnosi se na plaće i ostale tekuće troškove (preko 90%), a trošak uređenja ureda uzima minimalan udio u ukupnoj računici (do 5%). Posljedice zanemarivanja uredskih uvjeta

Posljedice zanemarivanja uredskih uvjeta

Mnogo se priča o velikim troškovima uređenja ili renovacije, no nedovoljno o pozitivnim posljedicama i rezultatima koji slijede. Pogledajmo to iz druge perspektive – ako najviše novaca odlazi na plaće, želimo da su naši zaposlenici zadovoljni, produktivni i da nam privređuju što više novaca. Uredi otvorenog tipa često su izvor brojnih smetnji, a da zaposlenici nisu ni svjesni posljedica. Istraživanja su pokazala da, ako čujemo nečiji govor dok čitamo ili pišemo, produktivnost nam pada na 66%2.

Smetnje

Drugim riječima, rad u prostoru u kojem više zaposlenika istovremeno govori, bilo na telefon ili međusobno, znači smanjenje produktivnosti za čak jednu trećinu. To je isto kao da trećina zaposlenika ne radi ništa, odnosno kao da se trećina plaća isplaćuje bez obavljenog rada. Ako se vratimo na to koliki je trošak stvaranja adekvatnih radnih uvjeta, u usporedbi s troškom trećine plaća, taj se iznos ne čini više kao tako velika investicija.

Značaj radnog prostora za poslovanje

Intervencije u uredskom prostoru mogu rezultirati kao šteta poslovanju, ili kao dobit. Pitanje je smanjuju li ili povećavaju produktivnost. Ponekad je bitno samo da što manje košta, ponekad je estetika imperativ, no funkcionalnost se prečesto zanemaruje. Vrlo je jednostavno – nefunkcionalan prostor imati će negativan učinak na radnu produktivnost. Pravilno uređen prostor koji odgovara potrebama zaposlenika imati će pozitivan učinak na produktivnost, kvalitetu rada i opće zadovoljstvo zaposlenika.

Razlika u investiciji između smisleno uređenog i neadekvatnog prostora ne znači nužno velike iznose. No, ta odluka čini drastičnu razliku u kontekstu učinkovitosti zaposlenika, a oni su najveći faktor u financijama poslovanja, i u smislu troška plaća, i zarađivanja prihoda za tvrtku.

Osim što nas tuđi razgovor ometa u radu, istraživanja su pokazala da buka u uredu ima utjecaj i na povećane razine hormona stresa i da smanjuje želju za suradnjom i interakcijom. Engleska Sound Agency provela je istraživanje koje je pokazalo da je, nakon što su primjenjeni akustički tretmani u uredu, primjećeno poboljšanje od 46% u sposobnosti koncentriranja, i povećanje preciznosti i kapaciteta kratkoročnog pamćenja. Više zanimljivih činjenica o utjecaju buke na naše zdravlje možete pročitati na TED-ovom blogu.

Stvaranje funkcionalnog ureda

BOSTI-jevo dugogodišnje istraživanje pokazalo je i koji čimbenici najviše utječu na individualnu ili grupnu učinkovitost i zadovoljstvo zaposlenika:

  • mogućnost obavljanja individualnog rada bez smetnji
  • mogućnost spontane interakcije sa suradnicima
  • mogućnost održavanja sastanaka i grupnog rada bez smetnji
  • udobnost na radnom mjestu, ergonomika i dovoljno prostora za stvari
  • blizina ostalih suradnika
  • ugodan prostor za pauze
  • kvaliteta rasvjete i dostupnost prirodnog svjetla
  • temperatura i kvaliteta zraka

Kao najvažniji čimbenici navedeni su obavljanje rada bez smetnji, kao i mogućnosti interakcije s kolegama, pogotovo neplanirane. U otvorenim uredima potrebno je zadovoljiti obje stavke, bez da si međusobno štete. To je naravno moguće, no zahtjeva obraćanje pažnje na moguće probleme koji se prečesto zanemaruju, pogotovo u pogledu akustike prostora.

Uzimanjem u obzir svih bitnih parametara, lako se može stvoriti vizualno privlačan, ugodan i vrlo funkcionalan radni prostor.


Komentar autora

O savjetima kako poboljšati akustiku uredskih prostora i smanjiti smetnje već smo pisali u prošlom članku o otvorenim uredima.

Nelogično je gledati na uređenje ureda i poboljšanje radnih uvjeta isključivo kao na trošak. S obzirom na pozitivne posljedice za poslovanje, osiguravanje funkcionalnog radnog prostora je investicija koja je dugoročno i više nego isplativa.


Izvori:

[1] Brill, M & Weidemann, S. & Associates, BOSTI. (2001). Disproving widespread myths about workplace design.

[2] Banbury, S. and Berry, D. C. (1998). Disruption of office-related tasks by speech and office noise. British Journal of Psychology.

Kategorije
Buka i vibracije Otvoreni uredi

Buka u otvorenim uredima

Koncept otvorenih ureda, koji su originalno osmišljeni još 1960-ih, bio je svojedobno velika inovacija. Takvim fleksibilnim i ekonomičnim načinom izvedbe interijera štedi se prostor, potiče se brža i lakša komunikacija, kao i bolje praćenje aktivnosti i uzajamni nadzor. No da li je sve baš tako pozitivno?

Kako smanjiti produktivnost na radnom mjestu

Zaposlenici koji rade u uredima otvorenog tipa često se žale na bučne kolege, dovikivanje, buku telefona i printera, prekidanje u poslu, manjak koncentracije zbog stalnog kretanja i aktivnosti kolega. Otvoreni prostor vrlo brzo postaje bučan, a zaposlenici imaju osjećaj da im nedostaje privatnosti. Rad u otvorenim uredima osmišljen je da bi se olakšala međusobna komunikacija zaposlenika, a često dovodi do povećanja stresa, lošijih međuljudskih odnosa i naravno smanjenja produktivnosti.

Zbog ekonomičnosti, preglednosti i mogućnosti komunikacije, nekoć inovativan model otvorenih ureda je i dalje popularan, no loše projektiranje može dovesti do upravo suprotnog efekta. Da bi se osiguralo da radni prostor ispunjava svoju svrhu, ne smiju se zanemarivati očiti problemi, a ovdje je najveći upravo prekomjerna buka.

Užurbanost

Problem koji se prečesto zanemaruje

Na radnom mjestu većina nas provodi trećinu svog dana, a ako izuzmemo spavanje, zapravo pola svog vremena provodimo na poslu. Stoga je iznimno bitno je da to mjesto gdje se osjećamo ugodno. Kvaliteta unutarnjeg prostora ovisi o tri bitna parametra:

  1. kvaliteta zraka i temperatura,
  2. akustička ili kvaliteta zvuka,
  3. vizualna (estetika i rasvjeta).

Tek zadovoljavanjem i objedinjavanjem svih parametara može se postići kvalitetan i ugodan radni ambijent.

Dokazano je da buka u uredima otvorenog tipa smanjuje produktivnost za 30%. Efekt je jednak tome da se gotovo trećina radnog vremena utroši uzalud, ili drugim riječima, da svaki treći zaposlenik ne radi ništa. Kvaliteta radnih uvjeta usko je povezana s učinkovitošću rada, što su dokazala i mnoga druga istraživanja:

  • najveći uzrok nezadovoljstva u uredima su zvukovi koje ne želimo čuti, ili jednostavno – buka1
  • izloženost buci značajno je povezana s učestalošću bolovanja, a što je kompleksniji tip rada, to je ta korelacija veća2
  • 60% vremena trošimo na tihu koncentraciju3
  • nakon što je prekinut, radniku je potrebno u prosjeku 25 minuta da se vrati prvotnom zadatku, i još 8 minuta da dođe do iste razine koncentracije4

Akustički ugodan prostor može:

  • smanjiti razinu adrenalina i stresa za 30%5
  • povećati motivaciju za 66%5
  • poboljšati ispunjavanje zadataka koji zahtijevaju koncentraciju do 50%6
  • poboljšati mentalnu aritmetiku za 20%7

Bitni faktori kod rješavanja buke u prostoru

Smanjenje pozadinske buke i osjećaj ugode i privatnosti se u uredima otvorenog tipa može postići ako se razmotre i pravilno izvedu svi bitni elementi. Ne trebamo ni napominjati da je naravno važno riješiti problem i vanjskih izvora buke, primjerice prometa, klima uređaja, buke dizala ili buke sa stepeništa, no u daljnjem tekstu ćemo se posvetiti problemima samog interijera.

Velik je broj mogućih puteva prijenosa zvuka u otvorenim prostorima u kojima radi i boravi više ljudi. Put zvuka može biti direktan ili se zvuk može reflektirati od čvrstih površina.

Upravo zbog toga, i orijentacija samih radnih stolova, odnosno radnih mjesta, igra veliku ulogu u otežavanju komunikacije i stvaranju buke. Kontroliranje direktnog puta zvuka ovisi o tome gdje se nalazi izvor, odnosno u ovom slučaju o položaju radnih mjesta. Već i pravilnim pozicioniranjem radnih stolova može se pridonijeti poboljšanju radnih uvjeta i smanjenju nepotrebnog ometanja kolega.

Osim pozicije namještaja i radnih mjesta, bitno je obratiti na pažnju na veličinu prostora i na sve apsorbirajuće i reflektirajuće površine, a to su u ovom slučaju pod, pregrade, zidovi i strop.

Podovi

U kontekstu samog interijera, tapecirani pod će svakako bolje pridonijeti akustici prostora od golog tvrdog poda koji će reflektirati zvuk. Tepih sam po sebi ne doprinosi mnogo rješavanju problema s jasnoćom i razumljivošću govora, pogotovo ako imamo pregrade koje sežu do poda. No, tapecirani pod je vrlo bitan element za smanjenje udarne buke, odnosno buke koraka, buke pomicanja namještaja, i općenito odjeka visokih frekvencija.

Ecophon Akusto<sup>TM</sup> Screen

Pregrade

Pod pregrade mislimo na pregradne zidove koji odvajaju radne stolove i mogu biti različitih visina. Pri postavljanju pregrada jako je bitno razmotriti sve moguće puteve prijenosa zvuka – preko, ispod, oko i kroz pregradu.

Pregrada naravno mora blokirati direktan prijenos zvuka između osobe koja govori i ostalih suradnika. Visina same pregrade je ovdje bitan faktor, a ovisi o visini govornika, kao i o visini osobe do koje dolazi zvuk. Važni parametri su i frekvencija te udaljenost između osoba. Primjerice, za sjedeće pozicije, najučinkovitijom se pokazala visina pregrade od 1,8 m, a u slučaju da se više razgovora odvija u stojećem položaju, preporuča se visina od 2 m. Budući da je u otvorenim prostorima poželjno i da se može baciti pogled na ostatak prostora i na svoje kolege, gornji dio pregrade može biti ostakljen, bez značajnog gubitka učinkovitosti. Osim bolje preglednosti, veći je i osjećaj ugode jer se zaposlenici ne osjećaju kao da su zatvoreni u malim “kabinama”.

Ecophon Akusto<sup>TM</sup> One SQ

Zidovi

Kako bi se spriječila refleksija zvuka od zidova te smanjila buka, koriste se zidne obloge ili zidni paneli od apsorbirajućih materijala. Kod postavljanja zidnih panela bitno je pravilno odrediti mjesto, jer se može dogoditi da završe na zidu na kojem nisu na najpovoljnijem položaju za učinkovitu apsorpciju zvuka. Zidni paneli su vrlo praktično rješenje jer zbog jednostavne izvedbe i postavljanja nema nikakvih zahtjevnijih radova. Isto tako, mogu biti različitih dimenzija i oblika, dolaze u širokom spektru boja, materijala i okvira, pa ostavljaju mnogo prostora za kreativnost i igranje s vizualnim dizajnom interijera.

Ecophon Solo<sup>TM</sup>

Strop

U uredima otvorenog tipa strop se ponaša kao velika reflektirajuća površina. Apsorbirajući materijali na stropu nužni su kako bi se smanjila razina odjeka i buke u prostoru. Izbor materijala za strop nekoć je bio poprilično ograničen. Danas su rješenja postala vizualno mnogo zanimljivija ii ne mora se odustati od estetike kako bi se zadovoljila funkcionalnost. Stropovi mogu biti i perforirani, u različitim dizajnima i oblicima, presvučeni tekstilom ili drugim poroznim materijalima, različitih boja, itd.

Visina samog stropa isto igra ulogu u stvaranju potrebne razine akustičke ugode. Kako raste visina stropa, tako raste i put koji zvuk mora preći da bi se od njega reflektirao. Stoga se primjerice na vrlo visokom stropu može pribjeći jeftinijim rješenjima s manjom apsorpcijskom moći. Primjerice, strop od ploča mineralne vune visine 4.6 m može pokazati jednaku učinkovitost kao strop od staklene vune visine 2.6 m.

Ecophon Solo<sup>TM</sup>

Kod stropova bitan element je i rasvjeta. Ekonomično je i praktično kada se stropne ploče mogu po potrebi jednostavno demontirati i osigurati laki pristup instalacijama. Rasvjeta može biti i integrirana u strop i dizajnom pridonijeti estetici prostora i osjećaju ugode. Ovjde je bitno pripaziti da se rasvjetna tijela koja mogu reflektirati zvuk ne nalaze na mjestima gdje će takva refleksija smanjiti apsorpciju i svrhu akustičnog stropa. Ako se nalaze na nepovoljnom mjestu, refleksija od primjerice plosnatog rasvjetnog tijela može izazvati isti efekt kao da smo cijeli strop od staklene vune zamijenili pločama mineralne vune.


Komentar autora

Naveli smo neke od bitnih faktora koji utječu na stvaranje potrebne razine privatnosti i ugode u uredima otvorenog tipa. Kao što smo već napomenuli, sagledavanjem i rješavanjem samo jednog od različitih problema u interijeru neće se postići potpuni i željeni efekt. Bitno je uzeti sve faktore u obzir kako bi rješenje imalo smisla.

Za stvaranje kvalitetnog radnog prostora usko su povezani:

funkcionalnost – što učinkovitije riješiti probleme stvaranja nepotrebne buke i ometanja zaposlenika u radu,

estetika – osigurati da rješenja osim što služe primarnoj svrsi budu i vizualno privlačna, jer jedino tako će prostor biti zaista ugodan za boravak,

i naposljetku:

produktivnost – ispunjavanjem funkcionalnih i estetskih zahtjeva, produktivnost će se prirodno povećati. Samo sretan radnik je dobar radnik, pa je stoga svima u interesu da vrijeme provedeno na radnom mjestu bude što ugodnije.


Izvori:

[1] KL Jensen, E Arens, L Zagreus, Proceedings: Indoor Air 2005, “Acoustical quality in office workstations, as assessed by occupants surveys”.

[2] Fried et al “The joint effects of noise, job complexity and gender on employee sickness absence”, Journal of Occupational and Organizational Psychology, 2002, 75, 131–144

[3] Brill, Weidemann, BOSTI, “Disproving Widespread Myths about workplace design”, BOSTI associates, 2001

[4] Mark, Gonzalez, “No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work”, University of California – Irvine, 2005

[5] Evans, Johnson, Cornell university, “Stress and open office noise”, Journal of Applied Psychology, 2000, vol. 85, no. 5, 779–783

[6] Weinstein, University of California, Berkeley, 1974, “Effect of noise on intellectual performance”, Journal of Applied Psychology 1974, vol. 59, no 5, 548–554

[7] Banbury, Berry, “The disruption office-related tasks by speech and office noise”, British Journal of Psychology, 1998, 89, 499–517